Pour les collectivités en mal de ressources budgétaires, la mutualisation est un moyen d’accélérer la mise en oeuvre de l’e-administration. Opérateur public, le syndicat mixte Cogitis propose ainsi un bouquet de services "à la carte" pour les communes et intercommunalités, chacune pouvant souscrire librement à un dispositif qui l’intéresse pour dématérialiser ses procédures, faciliter le travail collaboratif, déployer de nouveaux canaux de communication. Dénommé MutualiTIC, cette offre comprend le parapheur électronique, la dématérialisation de la gestion du courrier, la convocation électronique des élus, la gestion électronique des documents, le cloud privé, l’agenda et la messagerie partagés, la création d’un site internet et d’un site extranet collaboratif. Pour proposer des tarifs accessibles aux collectivités (à partir de 50 euros par mois pour disposer d’un site web), Cogitis s’appuie en grande partie sur les logiciels libres, ce qui permet à l’entreprise de développer ses services à moindre coût.
Illustration d'un usage de la dématérialisation avec le département du Jura. Ce dernier a fait appel à Cogitis l’an dernier pour travailler sur les processus de gestion des factures en interne (près de 30 000 par an). Les documents papiers sont aujourd'hui scannés pour être intégrés à l’outil "courrier" de la collectivité, et rejoindre ainsi les factures émises numériquement. « Chaque élément est ensuite renvoyé vers le service concerné, par exemple le service voirie, qui valide la facture du prestataire. Cela bascule ensuite vers le service comptable pour être définivement validé, détaille Richard Moro, directeur de Cogitis. L’objectif est double : effectuer plus rapidement les paiements et réduire les tâches sans valeur ajoutée. Et pour garantir la réussite de ce nouveau fonctionnement en interne, le département du Jura a mené une sensibilisation de ses équipes. »
Pour en apprendre davantage sur la e-administration, consultez notre dossier "e-Administration : dématérialiser les démarches et les relations" paru dans SCM n° 19 !
