Ville touristique et thermale à une heure de Paris, Amnéville accueille chaque année 6 000 000 de visiteurs en plus de ses 10 000 habitants. Au quotidien, sa mairie et son maire Éric Munier doivent surmonter une difficulté administrative. « Toutes les semaines nous devons traiter des courriers dont la plupart sont des dossiers de 10 à 15 pages » indique Mireille Kessler, en charge de la gestion du courrier au secrétariat du maire. Soit 200 lettres entrantes, réparties entre ses 350 agents dans une vingtaine de services, et gérées jusqu'à présent par un logiciel contraignant. Les agents devaient notamment « photocopier chaque lettre en plusieurs exemplaires pour chacun des services concernés » puis « les transmettre par voie physique. La moitié de la journée était consacrée à gérer le courrier sans forcément avoir un bon suivi de ceux-ci… » précise Mireille Kessler. Et du côté de l’informatique, les serveurs étaient défaillants à cause de la quantité d’informations stockées.
« Il devenait crucial de trouver une solution qui nous permette à la fois de gagner du temps et de sortir des aléas techniques », souligne Fabrice Gautier au service informatique de la mairie. Les équipes se sont retroussées les manches pour élaborer un cahier des charges comprenant les étapes nécessaires à la gestion du courrier : traitement, suivi, archivage, partages sécurisés des documents.
Et c’est lors d’une démonstration d’une solution GED (Gestion Électronique des Documents) par leur prestataire Open Bee que la municipalité a trouvé l'outil qui lui convenait. « Nous avons été enchantés par l’interface utilisateur particulièrement intuitive et très conviviale » insiste Elisabeth Haacké-Rudez du service Institution et Communication. Grâce à la solution "Sphère", le temps consacré à la gestion de courrier a été divisé par deux. En effet, avec un process de tâches simplifié, le document est à présent scanné qu’une seule fois et envoyé automatiquement dans l’interface. « Aujourd’hui, la digitalisation de nos processus métiers est bien amorcée : les utilisateurs sont satisfaits et prennent le réflexe de l’utiliser », ajoute Mireille Kessler.
